บันทึก Training - Effective Presentation

บันทึก Training - Effective Presentation

จากโพสต์ที่แล้ว (Problem solving) ผมได้ทิ้งท้ายไว้ว่าจะมาเล่าเรื่อง Effective presentation นะฮะ คือเรื่องราวมันต่อเนื่องกันตรงที่ เมื่อเราได้ค้นพบวิธีการแก้ปัญหานั่นนี่ แล้วเราต้องการจะนำเสนอให้ทางหัวหน้าเค้าสนใจ และอนุมัติให้เราดำเนินงานต่อได้ วิธีนึงที่น่าสนใจก็คือ Presentation นี่แหละฮะ

สามเป้าหมายของ presentation

ถ้าถามคำถามนึงว่า “ทำไมต้องพรีเซนต์ล่ะ” คำตอบคือ เราต้องการสื่อสารอะไรสักอย่างนึงออกไปใ้ห้คนอื่นเค้ารู้ เค้ารับทราบ มันมีสามข้อที่เป็นจุดมุ่งหมายของการทำพรีเซนต์ฮะ นั่นคือ

  1. สื่อออกมาให้เข้าใจง่าย
    ถ้าเข้าใจยาก มันจะไม่คุ้มค่าเวลาที่เสียไปกับการทำ presentation และเวลาออกไปอธิบายคนอื่นฮะ
  2. สื่อออกมาให้จำง่าย
    เข้าใจง่าย แต่อายุของข้อมูลสั้นเกินไป ก็เอาไปใช้ประโยชน์อะไรต่อได้ยาก ถ้าเข้าใจง่ายแล้วจำได้ยาวๆ ด้วย กลุ่มเป้าหมายของเราใช้ประโยชน์จากมันได้ดี ได้นาน ก็บรรลุจุดประสงค์ข้อสองนี้แล้วฮะ
  3. สื่อออกมาให้เกิดผล
    เกิดผล คือ เกิดผลลัพท์ตามมาตามจุดประสงค์ตั้งต้นของ presentation ของเรา เช่น ถ้าเราพรีเซนต์คุณค่าทางโภชนาการของไข่ไก่ คนฟังของเราฟังจบแล้วกินไข่มากขึ้น สุขภาพดีขึ้น อะไรแบบนี้ ก็ถือว่าเกิดผลตามที่เราออกแบบเอาไว้ฮะ

สี่ขั้นปั้นพรีเซนต์ให้ตรงเป้า

ผมเป็นคนนึงที่พรีเซนต์ไม่เก่งเลย พอได้ข้อมูลตรงนี้มา คิดว่าจะช่วยให้ผมพัฒนาฝีมือและฝีปากของผมให้พูดนำเสนอได้ดีขึ้นฮะ สี่ขั้นตอนที่ว่ามีอะไรบ้าง อยู่ด้านล่างนี้ฮะ

  1. รู้เขารู้เรา เราเป็นใคร จะพูดเรื่องอะไร ให้ใครฟัง
  2. เนื้อหาชวนติดตาม ทุกอย่างมีสตอรี่
  3. slides เป็นระบบระเบียบ เข้าใจตาม flow
  4. อวัจนภาษาที่จูงใจคนฟัง

1. รู้เขารู้เรา

แน่นอนฮะ คนจะไม่ฟัง เราจะเล่าอะไรให้เขาก็ไม่ฟังอยู่ดี ดังนั้นเราควรจะรู้ล่วงหน้าก่อนว่า คนฟังเป็นใคร มีพื้นฐานมายังไงด้วยฮะ สามข้อต่อไปนี้ คือ ประเด็นหลักๆ ที่เราควรมีข้อมูลก่อนพรีเซนต์ฮะ

1.1. คนฟังมีลักษณะอย่างไร

เช่น อายุ เพศ การศึกษา หรือหน้าที่การงานของเค้า ถ้าเราจะพูดเรื่องเก็บเงินเพื่อเกษียณกับเด็ก ม. 6 ก็คงไม่ใช่ ถูกมั้ยฮะ หรือ คุยเรื่องการทำประมงให้โปรแกรมเมอร์ มันก็ดูจะผิดที่ผิดทางใช่มั้ยล่ะฮะ

1.2. ทัศนคติของคนฟังเป็นอย่างไร

แบ่งเป็นสองประเด็นย่อยฮะ คือ

  1. ปฏิสัมพันธ์ของคนฟัง
    ถ้าคนฟังมาในโหมดคนถูกบังคับมาให้ฟัง มันก็คงไม่ดีใช่มั้ยล่ะฮะ อย่างน้อยที่สุด คือ ควรให้เค้ามีส่วนร่วมกับเราขณะพรีเซนต์ด้วยฮะ
  2. จุดคาดหวังของคนฟัง
    การสื่อสารจะสำเร็จ ถ้าคนฟังอยากฟังในเรื่องที่คนพูดก็อยากพูด เลือกประเด็นที่สอดคล้องกับความคาดหวังของเขา จะเพิ่มโอกาสความสำเร็จของการพรีเซนต์ฮะ

1.3. ภาพรวมของคนฟัง เป็นอย่างไร

หมายถึงว่า เวลาพรีเซนต์ คนฟังจะมาเป็นกลุ่มเนอะฮะ เราต้องรู้ก่อนว่ารวมๆแล้ว กลุ่มคนฟังของเราเค้ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ส่งผลกับการพรีเซนต์ของเรา เช่น

  • จำนวนคนฟัง
    การออกแบบกิจกรรมภายในระยะเวลาการพรีเซนต์ ได้รับผลกระทบตรงๆ จากจำนวนคนฟังนะฮะ เช่น ถ้าให้มีการแสดงความคิดเห็นทุกคน แต่คนฟังในห้องมีอยู่สองร้อยคน ก็คงไม่เหมาะเนอะฮะ
  • คนตัดสินใจหลัก หรือ ผู้มีอำนาจสูงสุดในกลุ่มคนฟัง
    การพรีเซนต์ของเรามีข้อความที่จะสื่อไปถึงใครมากที่สุด คนนั้นแหละ คือคนที่เราต้องคำนึงถึงที่สุด ตอนที่จะแสดงข้อความหลักของการสื่อสาร เช่น คนนั่งหน้าสุดคือผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่จะตัดสินใจเลือกแคมเปญที่เรากำลังพรีเซนต์อยู่ ดังนั้นคนที่เราควรสนใจมากที่สุดคือคนนั้นแหละ

2. เรียบเรียงเนื้อหาดี มีชัยไปกว่าครึ่ง

เนื้อหาหลักๆ ที่เราพรีเซนต์ มักจะอยู่ในรูปแบบแค่สองแบบฮะ

2.1. ตรรกะเชิงอุปนัย (Inductive logic)

ตรรกะเชิงอุปนัย (Inductive logic) คือรูปแบบที่มีข้อมูลมากมาย มุ่งไปสู่ข้อสรุปเพียงหนึ่งเดียว

รูปแบบนี้ ใช้กับตอนที่เราต้องการจุดสุดท้ายเพียงจุดเดียว เราก็จะใช้วิธีหว่านล้อมด้วยข้อมูลเต็มมือที่เรามี วาดภาพออกมาแล้วนำไปสู่จุดสุดท้ายที่ว่านั่น สามารถใช้ Pyramid principle ของตอนที่แล้วได้เลยฮะ

ข้อระวัง คือ ข้อสรุปมีโอกาสเบี่ยงเบนด้วยอคติ (bias) ถ้าข้อมูลตั้งต้นมีอคติมาตั้งแต่แรกนะฮะ

2.2. ตรรกะเชิงนิรนัย (Deductive logic)

ตรรกะเชิงนิรนัย (Deductive logic) คือ การที่เหตุและผลดำเนินไป สร้างความเข้าใจที่พ้องตรงกัน

เป็นลักษณะการอธิบายเชิงความเห็น เพื่อให้ได้ประเด็นสำคัญสำหรับการดำเนินการต่อไปฮะ

ข้อระวัง คือ ถ้าองค์ประกอบข้างต้นสักตัวนึงเกิดไม่เป็นจริงขึ้นมา จะทำให้ประเด็นสุดท้ายพังครืนตามไปด้วยฮะ

3. Slides เข้าใจง่าย ไหลไปตามการพรีเซนต์

ตามแบบแผนโบร่ำโบราณ กล่าวเอาไว้ว่า slide ที่ดีควรจะมีองค์ประกอบ 6 ข้อดังนี้

  1. หัวเรื่อง (Title)
  2. วัตถุประสงค์ (Objectives)
  3. กำหนดการ (Agenda)
  4. เนื้อหา (Contents)
  5. แผนการต่อไป (Next steps) และ
  6. ภาคผนวก (Appendix)

ความคิดเห็นของผมคือ ไม่ต้องเขียนให้ครบทั้งหกข้อก็ได้ฮะ ขอให้เรียงหัวข้อ และเนื้อหาให้เข้าใจตามเวลาพูดก็พอแล้ว ส่วนภาคผนวกอาจจะมีก็ได้ ถ้ามีรายละเอียดยิบย่อยมากๆ และต้องการใส่ลงไป เผื่อมีคนถามฮะ

เริ่มเขียน slide ยังไงดี

ด้วยความที่ว่า บ่อยครั้งเลยแหละ ที่ข้อมูลเราจะมีเยอะแยะเต็มไม่หมด ไม่รู้ว่าจะเรียงอะไรก่อนหลัง แล้วจะใส่อะไรลงไปบ้าง ดังนั้นสามข้อต่อไปนี้ น่าจะช่วยได้แหละ

  1. จากการเรียบเรียงเนื้อหา ให้วางเนื้อหาลงไปก่อนเลย แล้วจัดหน้า slide แบบเร็วๆ วางแต่ละส่วนไปก่อนว่าหน้านี้จะพูดเรื่องอะไร คนฟังจะเห็นอะไร ยังไม่ต้องคิดถึงความสวยงาม เพราะเราจะเอาเนื้อเรื่องให้ครบก่อนฮะ
  2. ถ้าคิดว่าควรจะมีกราฟ หรือแผนภาพอะไรมาแปะใน slide
    ลองคิดว่า น่าจะเป็นกราฟแบบไหน ด้วยสามประเด็นนี้ฮะ
    • หน่วยของข้อมูล
      เช่น กราฟแท่งสามารถใช้กับข้อมูลกลุ่มตัวเลข ตารางใช้กับข้อความ กราฟเส้นใช้กับเวลา หรือแผนภูมิวงกลมใช้กับเปอร์เซนต์
    • นัยสำคัญ
      กราฟมันกินพื้นที่ฮะ ถ้าจะใช้พื้นที่มาวางกราฟ มันจะต้องบอกอะไรสักอย่างให้คนฟังได้ดีกว่าข้อความเฉยๆ ฮะ เช่น ต้องการจะสื่อว่าสินค้าชนิดนี้ดีที่สุดในกลุ่ม อาจจะใช้กราฟแท่ง หรือแผนภูมิวงกลม หรือถ้าจะสื่อการเติบโต อาจจะใช้กราฟเส้นก็ได้ฮะ
    • ข้อความประกอบ
      อย่าลืมว่า แค่รูปกราฟอย่างเดียว ไม่พอ เราควรจะอธิบายสั้นๆ ตามไปด้วยว่าเจ้ากราฟนี่มันสื่ออะไร เพื่อให้คนฟังเข้าใจตามกราฟไปด้วยฮะ
  3. สามประการหลักที่เราต้องจำไว้ใช้ตอนสร้าง slide คือ
    • clear ชัดเจน
    • concise ยาวไปไม่อ่าน
    • compelling ดึงดูดสายตา

4. แค่พูดคงไม่พอ ขอลีลาด้วยละกัน

สมมติว่าในงาน เราต้องพรีเซนต์สินค้าชนิดใหม่ แต่เรายืนทื่อๆ หน้านิ่งๆ เสียงแบนเป็นกระดาน มือไม่แกว่งตาไม่ไกว ไม่ต่างอะไรกับหุ่นยนต์ คนฟังจะพาลเบื่อในไม่ช้าฮะ อวัจนภาษาก็สำคัญเช่นกัน ผมขอสรุปเป็นสามหัวข้อย่อยดังนี้ฮะ

น้ำเสียง

  • ระดับเสียง (Volume)
    เสียงดังเกินไป หรือเบาเกินไป ทำให้คนฟังไม่สามารถสนใจเรื่องที่พูดได้ฮะ
  • ช่องไฟ (Pace)
    มีช่องไฟให้เค้าได้พักหายใจ ได้คิด ได้ย่อยประเด็นด้วยฮะ
  • ทำนองเสียง (Intonation)
    ลองคิดว่าถ้าเราเล่าเรื่องเสี่ยงตายด้วยโทนเสียงเดียว ไม่ตื่นเต้นแน่นอนฮะ ควรจะใช้น้ำเสียงเป็นทำนองที่เหมาะกับเรื่องที่กำลังเล่าด้วยนะฮะ

การแสดงออก

  • ท่าทาง
    เพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับเนื้อเรื่อง การแสดงท่าทาง มือไม้ หันหน้าไปมา จะช่วยให้คนฟังไม่เบื่อฮะ เพราะมันเกิดการเคลื่อนไหว สายตาจะเปลี่ยนมุมมองไปต่างๆ กันฮะ
  • สายตา
    สบตาคนฟัง จะช่วยให้คนฟังมีสมาธิเพิ่มขึ้นด้วยนะฮะ และทำให้คนฟังรู้สึกว่าคนพูดตั้งใจพูดฮะ

ปฏิสัมพันธ์

  • พูดบ้าง ถามบ้าง
    ไม่ให้คนฟังเบื่อ และยังเปิดโอกาสให้คนฟังได้แสดงความเห็นอีกด้วยฮะ
  • ภาษาที่ใช้
    ถ้าเป็นภาษาเดียวกับคนฟังจะดีเลยแหละฮะ ไม่ใช่แบบพูดภาษาไทยแบบเค้านะฮะ หมายถึงการใช้คำพูดของกลุ่มเค้า เช่น พูดศัพท์เทคนิคที่เค้าใช้ หรือแสดงภาพที่เค้าคุ้นเคย เพื่อสื่อสารว่าเราเป็นพวกเดียวกับเค้านะ เข้าใจเค้านะ นั่นเองฮะ
  • รักษาเวลาของกำหนดการ
    คนฟังบางคนเค้าไม่ได้มีเวลามากฮะ ดังนั้น เราควรปรับเรื่องเวลาอธิบายให้เหมาะสมตามกำหนดการด้วยนะฮะ

นี่ก็เป็นสรุปความจากเทรนนิ่งเรื่อง Problem solving and effective presentation ที่ผมได้ไปเข้าร่วมมานะฮะ ได้ความรู้บ้าง สนุกสนานบ้าง ด้วยเนื้อหากับเกมที่คนจัดเค้าออกแบบมาให้พวกผมเข้าใจ และอินไปกับมัน

เจออะไรมา จะมาเล่าให้อ่านกันนะฮะ

บาย~

Show Comments