บันทึก Training - Problem Solving

บันทึก Training - Problem Solving

ทักทายชาวโลกฮะ

เมื่อสองสามสัปดาห์ก่อน ได้ไปเข้าร่วม session ของบริษัทเลยมาแชร์กันไว้ เผื่อตัวเองลืมในอนาคตฮะ

หัวข้อของ session นี้ ก็ตามที่จั่วหัวเบ้อเริ่มเลย นั่นคือ Problem solving and effective presentation ซึ่งเป็นหนึ่งใน Soft skill ที่ผมก็ไม่ค่อยคล่องเหมือนกันฮะ

ด้วยเนื้อหาที่น่าสนใจ เลยเอามาแชร์กันฮะ ในพาร์ทนี้จะเป็นเรื่องแรกก่อน นั่นคือ

Problem solving framework

ในการทำงาน หรือชีวิตประจำวันเนี่ย มันต้องมีปัญหาสักสิ่งอยู่แล้วเนอะฮะ ทีนี้ พอมีปัญหาขึ้นมา เราจะแก้ปัญหายังไงดี แต่เดี๋ยวก่อน เรามี framework ตัวนี้อยู่นะจ๊ะ ลองมาดูกันฮะ

  1. หาปัญหาจริงๆ ก่อน
  2. แยกส่วนปัญหา
  3. วิเคราะห์ปัญหาย่อย
  4. สังเคราะห์ปัญหาย่อย

1. ปัญหาจริงๆ คืออะไรกันนะ

ขั้นตอนแบบ SMART

มนุษย์เราชอบคำย่อดีเนอะฮะ เอาล่ะ SMART ย่อมาจากห้าคำนี้ฮะ

  • Specific
    ต้องเจาะจงไปเลยว่าเป็นสิ่งนี้สิ่งนั้น เอาให้ชัดเจน
  • Measurable
    ต้องวัดผลได้ สามารถคำนวณออกมาได้
  • Actionable
    ต้องมีความเป็นไปได้ที่จะลงมือทำได้
  • Realistic
    ต้องอยู่บนความเป็นจริง
  • Time-bound
    ต้องมีขอบเขตเวลา ไม่ใช่ว่าทำยาวนานแค่ไหนก็ได้

ตัวอย่างเช่น

  • บริษัทต้องการขยายสาขาไปอีก 3 สาขา ภายในสิ้นปีนี้
  • ทีมเราจำเป็นต้องเปลี่ยนที่ทำงานภายในเขต ก ให้รองรับสมาชิกทีมทั้งหมด 15 คน และมีเดดไลน์อีก 2 เดือนข้างหน้า
  • หัวหน้าขอเพิ่ม promotion ให้ลูกค้าที่ใช้บริการ app ชื่อ super smart security ของเรา เพื่อดึงยอดผู้ใช้อีก 15% โดยเริ่มที่เดือนมกราคมนี้ จนถึงมีนาคม

พอเรารู้หน้าตาจริงๆ ของปัญหาแล้ว เราจะลองแยกองค์ประกอบของปัญหาที่ว่าด้วยสิ่งนี้ฮะ

Problem Statement Worksheet

มันคือกระดาษแผ่นนึงที่เราจะใส่องค์ประกอบของปัญหาที่เราโฟกัสอยู่ลงไป มีรายการได้แก่

  1. Statement
    ใส่ตัวปัญหาลงไป
  2. Context/Perspective
    ปัญหาที่ว่า มันอยู่ในสถานการณ์อะไร มีความซับซ้อนยังไงอยู่
  3. Criteria
    เงื่อนไขหลักๆ ของปัญหานี้คืออะไร
  4. Scope
    ขอบเขตของปัญหามีอะไรบ้าง
  5. Constraint
    มีข้อจำกัดอะไร ยังไงบ้าง
  6. Stakeholders
    ปัญหานี้เกี่ยวข้องกับใครบ้าง
  7. Key source
    ต้องใช้ความรู้ หรือวัตถุดิบอะไรบ้างเพื่อแก้ปัญหานี้

ยกตัวอย่างสถานการณ์นึงว่า

ตอนนี้ บริษัทเรามีกำไรเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และต้องการขยายฐานลูกค้า โดยเพิ่มจำนวนสาขาไปอีก 3 สาขาในจังหวัดหัวเมืองหลัก
คาดการณ์ว่า ช่วงเวลาที่เหมาะสมคือภายในสิ้นปีนี้ จะต้องขยายสาขาให้ครบให้ได้

เรามาลองใส่แต่ละหัวข้อกัน

  1. Statement
    บริษัทต้องการขยายสาขาไปอีก 3 สาขา ภายในสิ้นปีนี้
  2. Context/Perspective
    สถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทคือกำไรเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ จึงต้องการขยายฐานลูกค้าเพิ่มอีกในจังหวัดหัวเมืองหลักภายในสิ้นปีนี้
  3. Criteria
    ต้องการจำนวนสาขาเพิ่มอีก 3 สาขาในจังหวัดหัวเมืองหลักภายในสิ้นปี
  4. Scope
    เพิ่มฐานลูกค้าจากจำนวนสาขาที่จะเพิ่มเข้ามา
  5. Constraint
    • เลือกทำเลที่ดีที่สุดในกลุ่มจังหวัดหัวเมืองหลัก
    • จำนวนพนักงานที่ต้องว่าจ้างเพิ่ม
  6. Stakeholders
    มีตั้งแต่เจ้าของ คณะกรรมการ และพนักงานบริษัททุกคน, ผู้ถือหุ้น จนไปถึงลูกค้าของบริษัท
  7. Key source
    • ข้อมูลการสำรวจพื้นที่
    • ทำเลของบริษัทคู่แข่ง

ข้างบนนี้ คือ ผมเขียนมาคร่าวๆ นะฮะ ของจริงจะต้องอาศัยความรู้และการเข้าใจสถานการณ์ในตอนนั้นฮะ

Key points

  1. ตัว worksheet มีไว้เพื่อสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง (Stakeholders) ถึงปัญหาที่เราเจออยู่ ให้เข้าใจตรงกัน
  2. worksheet ไม่ได้อยู่ถาวร จำเป็นต้องปรับปรุงเสมอตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในเวลานั้นๆ
  3. ไม่จำเป็นต้องรู้ทุกอย่างเพื่อเขียนใน worksheet แต่รู้มากพอจะสรุปและสื่อสารกับองค์กรได้

2. แยกส่วนปัญหาให้เล็กๆ จะได้แก้ง่ายๆ

บ่อยเลยแหละ ที่ปัญหาที่เจอไม่ได้ตัวเล็กเท่าแมลงวัน จะได้ตบแล้วโกยไปทิ้งถังง่ายๆ วิธีการของเราคือ ไม่ต้องแก้ทั้งหมดทั้งตัวของปัญหานั้น แต่ค่อยๆ แก้ไปทีละเปลาะฮะ

ขั้นตอนนี้ มีอีกสองขั้นย่อย นั่นคือ

  1. ย่อยปัญหา
  2. จัดความสำคัญ

แยกส่วนปัญหาลำดับแรก – ย่อยปัญหา

เครื่องมือตัวแรกที่เราจะเอามาใช้ในขั้นนี้ คือ Issue Tree

คืองี้ฮะ ถ้าเราได้โจทย์ว่า จงแก้ปัญหานี้เป็นชิ้นเล็กๆ มันคิดไม่ออก หรือไม่ก็ฟุ้งไปเรื่อยฮะ มากคนยิ่งมากความคิด ตีกันวุ่นวาย ดังนั้น เราจะใช้ issue tree เนี่ยมาแบ่งกลุ่มความคิดย่อยๆ ของเราอีกทีนึงฮะ แบบตัวอย่างรูปข้างล่างนี้ฮะ

จะเขียน issue tree เราใช้หลักพวกนี้ฮะ

  • MECE: Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive
    ความหมายคือ แต่ละชิ้นจะแบ่งแยกกันชัดเจน และเมื่อเอามารวมกันจะได้ 100% เหมือนในรูปข้างบนฮะ ถ้าเราสนใจประเด็นสถานที่ของการขยายสาขา เราจะพบว่ามีหัวเมืองหลักเพียง 3 จังหวัด นั่นคือ ก, ข, และ ค ซึ่งแบ่งแยกกันชัดเจน และเมื่อเอามารวมกันก็เป็น 100% คือ มีเพียง 3 จังหวัดนั้นเท่านั้น
  • KISS: Keep It Short and Simple
    หมายถึง เขียนเอาพอเข้าใจ ให้เข้าใจง่ายๆ เพราะเราสามารถย้อนกลับมาแก้ มาเพิ่ม มาลดได้ตลอดเวลาอยู่แล้วฮะ

แยกส่วนปัญหาลำดับที่สอง – จัดลำดับความสำคัญ

เมื่อเราแยกชิ้นส่วนปัญหามาแล้ว ต่อไปคือแล้วเราจะหยิบชิ้นไหนมาทำก่อนดีล่ะ?

ก่อนอื่น อยากจะแนะนำให้รู้จักว่า มันมีกฏ 80:20 อยู่ นั่นคือ เวลาทำงานของเรา 20% มันทำให้เกิดผลงาน 80% เป็นแก่นของผลงานเราฮะ ที่เหลือคือการตกแต่ง หรือจิปาถะอื่นๆ ที่ส่งผลกับงานไม่เยอะฮะ

การจัดลำดับความสำคัญ มันไม่มีแบบแผนตายตัว แต่เรามีข้อควรจำเอาไว้ดังนี้ฮะ

key point

  1. การจัดลำดับความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องทำครั้งเดียว แต่สามารถกลับมาทำใหม่ได้เสมอ เมื่อจำเป็น
  2. ทำให้ง่ายและเร็วเข้าไว้
  3. สถานการณ์เปลี่ยน ความสำคัญเปลี่ยน
  4. พิจารณาเวลา และ effort ของการแก้ปัญหาแต่ละชิ้นเป็นหลัก

3. วิเคราะห์ปัญหาย่อย

หลังจากที่เราแยกย่อยปัญหาและเรียงความสำคัญแล้ว ต่อมาเป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์ล่ะฮะ

Problem analysis worksheet

เช่นเคย เรามี worksheet สำหรับขั้นวิเคราะห์ปัญหา ดังนี้ฮะ

  1. Issue
    กำหนดชื่อปัญหาออกมาเป็นคำถาม Yes/No
  2. Hypothesis
    กำหนดสมมติฐานเป็นคำตอบของปัญหาว่า Yes หรือ No
  3. Supporting rationale
    หาเหตุผลสนับสนุนสมมติฐาน
  4. Analyses
    วางโมเดลของการพิสูจน์เหตุผลนั้น
  5. Sources
    อ้างอิงข้อมูลของโมเดล

เช่น

Issue ควรขยายสาขาแรกไปที่พื้นที่ ก1 จังหวัด ก ใช่หรือไม่
Hypothesis ใช่ เราควรเพิ่มสาขาที่นั่นก่อน
Supporting rationale 1. ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายอยู่ที่นั่นเป็นจำนวนมาก
2. ลูกค้ามีกำลังซื้อสูง
3. ยังไม่มีสาขาคู่แข่งที่นั่น
Analyses แจ้งข่าวสาขาใหม่ พร้อมโปรโมชัน เพื่อวัดผลคร่าวๆ ของผู้สนใจ
Sources • ผลสำรวจการซื้อสินค้าแต่ละประเภทของพื้นที่ ก1 จังหวัด ก
• การสำรวจสถานที่ประกอบการในท้องที่นั้น
• ผลการประชุมของฝ่ายการตลาด
• รายงานการสัมภาษณ์ของคนในพื้นที่

work plan

เมื่อวิเคราะห์เบื้องต้นไปแล้ว ทีนี้ก็ได้เวลาวางแผนแล้วล่ะฮะ โดย work plan ของเราควรจะคำนึงถึงสี่ข้อต่อไปนี้ฮะ

  1. Actionability
    ต้องเอาไปใช้งานได้จริง
  2. Accountability
    ต้องตรวจสอบได้
  3. Clarity
    ต้องชัดเจน
  4. Concision
    ต้องกระชับ ได้ใจความ

เราสามารถสร้าง work plan calendar เอาไว้กำหนดงานของทีมเรา เพื่อแก้ปัญหาเรื่องนึงๆ ได้ประมาณนี้ฮะ

4. สังเคราะห์ปัญหาย่อย

ขั้นสุดท้ายแล้วฮะ เราจะเอาข้อวิเคราะห์จากตะกี้เอามาหาผลลัพท์ภายในนั้นฮะ

ผลลัพท์ที่ได้ จะไม่ใช่ข้อสรุปนะฮะ แต่เป็นข้อสังเคราะห์ที่มีนัยสำคัญของปัญหานั้นฮะ

ข้อสรุป (Summary) ความย่อของข้อเท็จจริง
ข้อสังเคราะห์ (Synthesis) ความหมายโดยนัยของข้อเท็จจริง

Pyramid principles

เป็นอีกหลักการนึงที่ใช้หาข้อสังเคราะห์ฮะ โดยรูปแบบเป็นเหมือนรูปข้างล่างนี้เลย

  • Thought: ผลลัพท์สุดท้ายของการสังเคราะห์
  • Key line: ไอเดียต่างๆ กันที่เราเอามารวมเป็นกลุ่มๆ
  • Supporting context: ข้อสนับสนุนไอเดียข้างต้น

เราจะสังเคราะห์ปัญหาจาก context ต่างๆ มากลายเป็น Key line ก่อนจะเอามาหาข้อสังเคราะห์ฮะ

Sanity-check

เมื่อเราได้ข้อสังเคราะห์ของปัญหานี้มาแล้ว ก็เอาไปเช็คกับคำถามแรกฮะ

จากตัวอย่าง เราจะได้คำตอบว่า สามสาขาที่จะเปิดเพิ่มมาคือพื้นที่ ข1, ข3 จังหวัด ข และพื้นที่ ค3 จังหวัด ค ฮะ


จบไปแล้วนะฮะ สำหรับ lecture นี้ ส่วนที่สอง Effective presentation จะมาเล่าให้อ่านคราวหน้านะฮะ

บาย~

Show Comments